Sugihartono Pada kenyataan lapangan, tidak semua proses bisnis memiliki dampak yang besar ke organisasi. Ada proses bisnis yang memang perlu dipertahankan walaupun tidak berdampak besar, tapi hal ini tidak bisa dilakukan untuk semua proses. Perlu adanya eliminasi proses bisnis untuk menurunkan cost dan/atau menaikkan revenue.
Secara umum, langkah besar yang bisa dilakukan adalah:
- Eliminasi Proses Bisnis: Meningkatkan Kinerja Organisasi
- Mengukur Efisiensi Proses Bisnis: Peningkatan Kinerja dari Efisiensi
- Menyiapkan Metrik untuk mengukur efisiensi proses bisnis
Eliminasi Proses Bisnis: Meningkatkan Kinerja Organisasi
Untuk mengeliminasi proses bisnis yang tidak berdampak, kita dapat mengikuti beberapa langkah berikut:
Identifikasi dan evaluasi proses bisnis
Lakukan audit menyeluruh terhadap semua proses bisnis yang ada dalam organisasi. Identifikasi proses-proses dan dampaknya terhadap tujuan bisnis, kualitas, efisiensi, atau kepuasan pelanggan.
Analisis Added Value
Tinjau setiap proses bisnis yang ada dan nilai tambah yang dihasilkan. Pertimbangkan apakah proses tersebut memberikan manfaat nyata bagi pelanggan atau organisasi. Identifikasi proses yang tidak memberikan nilai tambah yang signifikan dan tidak mendukung tujuan bisnis. Dampak bisa di kuantifikasi menjadi : Tinggi, Sedang, Rendah, Tidak Ada.
Evaluasi dampak dan efektivitas
Lakukan evaluasi dampak dan efektivitas proses bisnis yang ada. Pertimbangkan metrik kinerja kuantitatif seperti skor KPI, biaya, waktu, dan index kepuasan pelanggan. Identifikasi proses yang tidak mencapai hasil yang diinginkan atau tidak memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi.
Prioritaskan proses yang akan dieliminasi
Setelah mengidentifikasi proses-proses yang tidak berdampak, prioritaskan proses mana yang perlu dieliminasi terlebih dahulu. Pertimbangkan urgensi, kompleksitas, dan potensi dampak negatif dari penghapusan tersebut.
Opsi lain: Re-Engineering Proses
Selain penghapusan proses, opsi lain yang bisa diambil adalah Reengineering Proses. Hal ini dilakukan kalau proses itu masih dibutuhkan, tapi efisiensinya sangat kurang. Pengubahan proses bisnis dilakukan dengan teknik yang sudah umum dinamakan BPR (Business Process Re-Engineering). Topik ini akan dibahas pada artikel lain
Perencanaan penghapusan
Buat rencana untuk menghapus proses bisnis yang tidak berdampak. Tentukan langkah-langkah yang diperlukan, sumber daya yang dibutuhkan, dan jadwal pelaksanaannya. Pastikan untuk melibatkan tim yang terlibat dalam proses bisnis tersebut dan komunikasikan dengan jelas mengenai alasan penghapusan, dampak yang akan terjadi, maupun langkah-langkah yang akan diambil.
Referensi
Dibawah ini ada beberapa buku referensi yang dapat dijadikan panduan dalam mengeliminasi proses bisnis yang tidak berdampak:
- “The Four Steps to the Epiphany” oleh Steve Blank.
- “Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professionals” oleh Paul Harmon.
- “The Innovator’s Dilemma: When New Technologies Cause Great Firms to Fail” oleh Clayton M. Christensen.
- “The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses” oleh Eric Ries.
- “Scaling Up: How a Few Companies Make It…and Why the Rest Don’t” oleh Verne Harnish.
Mengukur Efisiensi Proses Bisnis: Peningkatan Kinerja dari Efisiensi
Mengukur efisiensi proses bisnis adalah langkah penting dalam manajemen bisnis yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan keberlanjutan organisasi. Dengan pemahaman yang jelas tentang kinerja proses bisnis, kita dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi pemborosan, dan mencapai tujuan bisnis yang lebih baik.
Pentingnya mengukur efisiensi proses bisnis
Berikut penjelasan yang lebih detail mengenai mengapa mengukur efisiensi proses bisnis itu sangat penting:
Identifikasi Pemborosan
Pengukuran efisiensi proses bisnis membantu mengidentifikasi pemborosan yang terjadi dalam operasi perusahaan. Dengan mengetahui area-area yang tidak efisien, kita dapat mengambil tindakan untuk menghilangkan pemborosan tersebut dan meningkatkan produktivitas.
Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Dengan memiliki data dan metrik yang jelas tentang efisiensi proses bisnis, kita dapat membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta. Ini membantu mengurangi spekulasi dan meminimalkan risiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Pengendalian Biaya
Dengan mengukur efisiensi proses bisnis, kita dapat mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya dan meningkatkan margin keuntungan. Memahami di mana biaya terjadi dan bagaimana proses dapat dioptimalkan membantu dalam pengendalian dan pengelolaan biaya yang lebih efektif.
Peningkatan Kualitas
Mengukur efisiensi proses bisnis juga dapat membantu dalam peningkatan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan. Dengan mengidentifikasi area yang mempengaruhi kualitas, kita dapat melakukan perbaikan yang diperlukan untuk memberikan nilai yang lebih baik kepada pelanggan.
Keunggulan Kompetitif
Proses bisnis yang efisien memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Dengan meningkatkan efisiensi operasional, kita dapat memberikan produk atau layanan dengan harga yang lebih kompetitif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan daya saing perusahaan.
Referensi
Berikut beberapa buku referensi yang dapat menjadi sumber informasi mengenai pentingnya mengukur efisiensi proses bisnis:
- “The Goal: A Process of Ongoing Improvement” oleh Eliyahu M. Goldratt dan Jeff Cox.
- “The Lean Six Sigma Pocket Toolbook: A Quick Reference Guide to 100 Tools for Improving Quality and Speed” oleh Michael L. George, John Maxey, David T. Rowlands, dan Malcolm Upton.
- “The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action” oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton.
- “Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation” oleh James P. Womack dan Daniel T. Jones.
- “Measuring and Managing Performance in Organizations” oleh Robert D. Austin dan Richard L. Nolan.
Menyiapkan Metrik untuk mengukur efisiensi proses bisnis
Untuk dapat melakukan perbaikan proses, tentunya butuh alat ukur, berikut adalah beberapa alat atau metrik yang umum digunakan untuk mengukur efisiensi proses bisnis:
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma adalah metodologi yang digunakan untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proses bisnis dengan mengurangi cacat, meningkatkan aliran nilai, dan menghilangkan pemborosan.
Buku referensi: “The Lean Six Sigma Pocket Toolbook: A Quick Reference Guide to 100 Tools for Improving Quality and Speed” oleh Michael L. George, John Maxey, David T. Rowlands, dan Malcolm Upton.
Cycle Time
Metrik ini mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus proses bisnis dari awal hingga akhir.
Buku referensi: “The Lean Enterprise: How Corporations Can Innovate Like Startups” oleh Trevor Owens dan Obie Fernandez.
Lead Time
Lead time adalah waktu yang diperlukan untuk memproses permintaan pelanggan dari awal hingga akhir. Ini mencakup waktu yang diperlukan untuk menerima pesanan, memproses, dan mengirimkannya kepada pelanggan.
Buku referensi: “The Goal: A Process of Ongoing Improvement” oleh Eliyahu M. Goldratt dan Jeff Cox.
Throughput
Metrik ini mengukur jumlah unit yang diproduksi atau diproses dalam suatu periode waktu tertentu.
Buku referensi: “The Phoenix Project: A Novel About IT, DevOps, and Helping Your Business Win” oleh Gene Kim, Kevin Behr, dan George Spafford.
First-Time Right (FTR)
FTR mengukur persentase keberhasilan dalam menyelesaikan tugas atau proses tanpa kesalahan atau kegagalan
Buku referensi: “Quality Management for Organizational Excellence: Introduction to Total Quality” oleh David L. Goetsch dan Stanley Davis.
Cost per Unit
Metrik ini mengukur biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi atau memproses satu unit produk atau layanan.
Buku referensi: “Operations Management: Processes and Supply Chains” oleh Lee J. Krajewski, Manoj K. Malhotra, dan Larry P. Ritzman.
Utilization
Metrik ini mengukur sejauh mana sumber daya yang tersedia dimanfaatkan dalam proses bisnis.
Buku referensi: “Operations Management for Dummies” oleh Mary Ann Anderson, Edward J. Anderson, dan Geoffrey Parker.
